Arbeitszeitprofile für Teilzeit

Einführung Teilzeitmodelle einrichten

Variante 1: Wie bei Vollzeit nur mit weniger Stunden

Man hält sich eng an die Vorgabe, dass das Arbeitszeitproﬁl die vertragliche Situation des Mitarbeiters abbildet. Üblicherweise ist in den Arbeitsverträgen geregelt, dass ein Mitarbeiter z. B. 20 Stunden pro Woche arbeitet, nicht jedoch an welchen Tagen. Damit folgt man den Einrichtungen, die auch für Vollzeitkräfte vorgenommen werden, nur mit geringerer Stundenzahl. Alle abgeleiteten Berechnungen bleiben gleich.

Bitte beachten Sie stets, dass es sich hier nur um Berechnungsgrundlagen handelt, nicht um einen Arbeitsplan. Mitarbeiter dürfen auch anders arbeiten (siehe unten)

Beispiel TZ 20-1: 20 Stunden pro Woche, Mo. bis Fr.

Variante 2: Stunden auf Tage verteilen

Alternativ können die Stunden in askDANTE auf einzelne Tage verteilt werden. Hier können die Stunden dann beliebig (auch beliebig komplex) aufgeteilt werden:

Beispiel TZ 20-2: 20 Stunden pro Woche, verteilt auf definierte Tage

Unterschiede zwischen beiden Varianten

Grundsätzlich sind im Jahresmittel beide Varianten fair gegenüber Mitarbeiter und Arbeitgeber, es ergeben sich aber unterschiedliche Konsequenzen und teilweise Missbrauchsmöglichkeiten, die man bei der Einrichtung bedenken sollte. Diese lassen sich am besten durch die resultierenden Zeitgutschriften für Urlaub, Krankheit und Feiertagen aufzeigen:

Urlaubstage

Die Urlaubstage sind nicht im Arbeitszeitproﬁl hinterlegt, sondern können individuell zu den Soll-Stunden hinterlegt werden. Die Anzahl der zu vergebenden Urlaubstage hängt direkt von den Einrichtungen in den Arbeitszeitproﬁlen ab.

In Beispiel TZ 20-1 sind 5 Arbeitstage pro Woche eingerichtet, somit werden für eine Woche Urlaub auch 5 Urlaubstage benötigt.

In Beispiel TZ 20-2 sind 3 Arbeitstage pro Woche eingerichtet, somit werden für eine Woche Urlaub auch 3 Urlaubstage benötigt.

Wenn in einem Unternehmen ein üblicher Jahresurlaubsanspruch von 5 Wochen Erholungsurlaub vergeben werden, dann bedeutet das:

In TZ 20 -1 bekommt der Mitarbeiter 5 Tage x 5 Wochen = 25 Tage Urlaubsanspruch
In TZ 20 -2 bekommt der Mitarbeiter 3 Tage x 5 Wochen = 15 Tage Urlaubsanspruch

Einfacher gesagt: Variante 1 ist zu behandeln wie ein Vollzeitmitarbeiter, Variante 2 benötigt einen anderen Urlaubsanspruch.

Tatsächliche Arbeitszeiten

Wie bereits mehrfach erwähnt, stellen die Arbeitszeitproﬁle nur die Grundlage für die Zeitkontoberechnung dar, nicht einen konkreten Arbeitsplan. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter seine tatsächlichen Arbeitszeiten auch abweichend erbringen kann und sich an den verschiedenen Tagen Plus- und Minusstunden ergeben, welche sich über die Zeit gegenseitig ausgleichen.

Vervielfachung der Arbeitszeitprofile und spontane Flexibilität

Da Teilzeitkräfte in vielen Unternehmen ihre Arbeitszeit nicht gleichmäßig auf die Wochentage verteilen, sondern „üblicherweise“ und „immer“ an bestimmten Wochentagen kommen, neigen viele Unternehmen bei der Einrichtung spontan zu Variante 2. Diese bringt aber zwei wesentliche Probleme mit sich:

Wenn man die tatsächlichen Arbeitsstunden pro Tag abbildet (z.B. 20 Stunden verteilt auf drei Tage), dann ist es sehr wahrscheinlich, dass man für mehrere Mitarbeiter mit derselben Stundenzahl pro Woche auch mehrere Arbeitszeitproﬁle anlegen muss, da die Mitarbeiter die Stunden unterschiedlich auf die Tage verteilen. Dies führt zu einer aufwändigeren Verwaltung.
Häuﬁg gehört die Ausnahme zur Regel: Mancher Mitarbeiter, der üblicherweise montags seinen „langen Tag“ hat, kommt nach Rücksprache in einer anderen Woche stattdessen lieber am Freitag (an dem er üblicherweise nicht arbeiten würde) und macht den Montag ausnahmsweise frei. Das wird bei der Erfassung der Stunden durchaus zugelassen, führt aber zu Problemen, wenn die Person plötzlich krank wird oder den Ausnahmefreitag spontan durch einen Urlaubstag ersetzt: Da askDANTE den Freitag nicht als Arbeitstag hinterlegt hat, kann die Abwesenheit nicht richtig bzw. nur nach manueller Korrektur verarbeitet werden.

Vor- und Nachteil der Zeitgutschriften in Variante 1

Der einzige große Nachteil von Einrichtungen in Variante 1 ist die errechnete Zeitgutschrift bei Urlaub, Krankheit oder Feiertagen. Diese ist immer gleich dem durchschnittlich errechneten Stundenwert für den Tag und entspricht somit selten den tatsächlichen und üblicherweise an dem Tag gearbeiteten Stunden. Dies erscheint auf den ersten Blick schwierig, ist jedoch bei genauerer Betrachtung fair:

Der Mitarbeiter bekommt in Beispiel TZ 20-1 zwar nur 4 Stunden Zeitgutschrift für einen Urlaubstag, hat dafür aber 25 Urlaubstage zur Verfügung. Anders gesprochen: Mit dem Einsatz eines Urlaubstages reduziert er/sie das Arbeitssoll in der Woche um 1/5.

Genauso verhält es sich mit Feiertagen: Ein Feiertag reduziert das Arbeitssoll in der Woche um 1/5. Der Mitarbeiter bekommt diese Zeitgutschrift aber für jeden Feiertag, der Mo.–Fr. liegt. In Bezug auf die Krankheit haben Mitarbeiter und Unternehmen die Möglichkeit, dass entweder eine Krankmeldung für die ganze Woche einreicht wird – also auch für Tage, an denen er/sie eigentlich nicht arbeiten würde. Oder das Unternehmen kann die Zeitgutschriften der Krankschreibung manuell anpassen (möglich in der Eintragung der Abwesenheit „krank“).

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie Variante 1

Für die meisten Kunden ist die beschriebene Variante 1 die passendere Möglichkeit, da diese mehr Flexibilität und Transparenz für beide Seiten bietet.